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Es kann sinnvoll sein, die Mutationsmeldungen der politischen Gemeinde in elektronischer Form zu übernehmen. So können Sie beispielsweise Neuzuzüger ohne viel Handarbeit in Lintu erfassen.

Das Einlesen der Mutationsdatei ist eine mächtige Funktion und geschieht nicht vollautomatisch. Die Anwendung des Mutationsimporter in Lintu empfehlen wir daher Kirchgemeinden und Pfarreien ab 3000 Mitgliedern.

Während der Anwendung des Mutationsimporters sind Sie darauf angewiesen, gewisse Daten manuell zu erfassen. Es ist daher wichtig, dass Sie neben der einzulesenden Mutationsdatei die Mutation von der politischen Gemeinde auch als pdf oder in Papierform erhalten und alle Informationen beisammen haben, um die Mutation durchzuführen. Die Mutationsdatei und das Mutationsblatt von der politischen Gemeinde müssen dabei identisch sein.

Nachfolgend finden Sie eine Erläuterung über die Importmöglichkeit von Daten im CSV-Format.

CSV-Daten

Sie können Personendatensätze halbautomatisch in Lintu importieren, welche Ihnen in Form einer CSV-Datei („comma separated values“ – eine Textdatei mit kommagetrennten Werten) von der politischen Gemeinde zur Verfügung gestellt wurden.

Sie können eine solche CSV-Datei auch selbst erstellen aus z.B. einer Excel-Datei mit Personendatensätzen, welche Sie von der politischen Gemeinde erhalten haben. In Excel öffnen Sie dazu die Tabelle und wählen aus dem Menu den Befehl Datei -> Speichern unter… und legen CSV als Ausgabeformat fest.

Zu beachten ist dabei Folgendes:

  • Die CSV-Datei muss in jeder Zeile genau einen Personendatensatz enthalten. Ausnahme: Die erste Zeile in der Datei muss die Namen der Spalten (Felderbezeichnungen) enthalten.
  • Die CSV-Datei darf nur Personendatensätze enthalten, welche in Lintu als Ganzes neu hinzugefügt werden sollen (also keine Personendatensätze, welche nur eine Mutation beschreiben, z.B. Wegzug, Heirat, Tod usw.)
  • Idealerweise sind die Spaltenwerte der Personendatensätze in möglichst vollständiger (z.B. inkl. AHV-Nummer) und möglichst standardisierter Form vorhanden. Lintu kann z.B. ein Datum im Format „TT.MM.JJJJ“ verarbeiten, nicht jedoch z.B. im Format „12. Jänner 1968“.

Wenn die CSV-Datei die obigen Bedingungen erfüllt, können Sie sie in Lintu unter Mitglieder -> CSV importieren einlesen:

  1. CSV-Datei auswählen
  2. Encoding: Zeichensatz festlegen (ISO 8859-1 ist ein älteres Format, UTF-8 ein neueres. Fragen Sie im Zweifelsfall beim Lintu-Support oder bei der politischen Gemeinde nach, in welchem Format die Datei gespeichert ist). Die Auswahl des richtigen Zeichensatzformates ist wichtig, damit Umlaute und Sonderzeichen korrekt importiert werden können.
  3. CSV-Import konfigurieren auswählen.

Sie können dann die einzelnen Spalten in der CSV-Datei den jeweiligen Feldern in Lintu zuweisen.

Lintu versucht dann, die Personendatensätze zu importieren. Dort, wo Lintu nicht selbstständig erkennen kann, wie und wo es den Personendatensatz hinzufügen muss, zeigt Ihnen Lintu verschiedene Entscheidungsvarianten an. Wählen Sie dann jeweils die aus Ihrer Sicht am besten passende Entscheidung aus.

Vor dem Import der Daten erstellt Lintu automatisch eine Sicherungskopie/Backup Ihrer Daten in Lintu (also vor den Änderungen durch den Import). Überprüfen Sie nach jedem Import von Daten unbedingt, ob das Ergebnis Ihren Erwartungen entspricht. Sollte dies nicht der Fall sein, können (und sollten) Sie die Änderungen wieder rückgängig machen, in dem Sie Lintu anweisen, die Daten auf den Stand vor dem Import zurückzusetzen. Dies können Sie folgendermassen tun:

  1. Mitglieder -> Backup im Menu links auswählen
  2. Klicken Sie beim Backup, das wiederhergestellt werden soll (achten Sie auf das angezeigte Backupdatum und -zeit), auf den Restore-Link.